Maria Francisca Magalhães Nogueira
Profa. do curso de Relações Públicas da UFG
Adriane Nascimento
Profa. do curso de Relações Públicas da UFG
Reunião é o ato de reunir, agrupar, associar, aglutinar para discutir e resolver problemas. Elas sempre foram utilizadas de forma presencial pelas organizações de forma comum e cotidiana, embora atualmente estejam acontecendo virtualmente em função da necessidade de se manter o isolamento social por causa do corona vírus (Covid-19). E parece ser patente que este formato veio para ficar. No entanto, há que se observar que toda mudança repentina e brusca traz algumas dificuldades.
A opção por utilizar as reuniões virtuais não se constitui tarefa fácil, pois é preciso cumprir algumas regras das reuniões ditas convencionais. Não é pelo fato de ser realizada em casa, na frente de um computador, que pode ser de qualquer jeito. Ninguém vai para uma reunião de trabalho de pijama, então, não faz sentido aparecer no vídeo desta forma, ou mesmo sem pentear os cabelos. Para além do cuidado com a aparência, deve-se escolher adequadamente um local da casa para se posicionar durante a reunião, o qual precisa ser mais distante da lida doméstica. Logo, cumprir algumas regras se faz necessário, para não se correr o risco de estar na reunião e os cães começarem a latir, as crianças saltarem na frente da tela, o gato sentar no teclado etc.
Por outro lado, para serem mais eficazes, a reuniões precisam ser planejadas, com tempo previamente determinado pelo coordenador, assim como pauta objetiva e clara. E todos os participantes devem seguir algumas normas básicas, como não interromper quem está falando no vídeo e desligar o microfone quando não estiver se manifestando.
Porém, há outros aspectos que requerem também atenção, como manter os integrantes motivados. Por isso, a reunião não pode se estender muito, evitando-se, desta forma, a perda do foco. Cada integrante precisa se sentir integrante, valorizado e reconhecido. Aqui é que se percebe o valor de uma mediação adequada por parte de quem está coordenando a reunião virtual. É importante que o moderador traga cada integrante para o centro da discussão; demonstrando as razões do que pode ou não ser efetivo. Também elogiar, sempre que tenha oportunidade; orientar com sabedoria e firmeza quando surgirem ideias pouco exequíveis.
É possível notar que o conjunto de estratégias e procedimentos das reuniões presenciais cabem muito bem nas reuniões virtuais. Estas se constituem em razões técnicas para o adequado planejamento, coordenação e execução das reuniões virtuais, embora se saiba que alterar o já constituído não é algo tão simples. As transformações requerem aprendizado. Neste sentido, convém se reportar aos aspectos utilizados nas reuniões tradicionais e adaptá-los à nova realidade. Vale ressaltar que as manifestações, rotineiras ou não, nas organizações são sempre elementos constitutivos da cultura – no caso das reuniões, agregada à memória coletiva, por isso precisam ser apropriadas e atualizadas para o novo momento.